Згідно з абз. 19 ст. 2 Закону України від 06.07.1995 №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (із змінами та доповненнями) (далі – Закон №265) книга обліку розрахункових операцій – прошнурована і належним чином зареєстрована в органах доходів і зборів книга, що містить щоденні звіти, які складаються на підставі відповідних розрахункових документів щодо руху готівкових коштів, товарів (послуг).
Вимоги щодо форми та порядку ведення книги обліку розрахункових операцій встановлено «Порядком реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій», затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 14.06.2016 №547 (із змінами та доповненнями від 23.09.2016 року №837) (далі – Порядок №547).
Згідно п. 6 розділу 4 Порядку №547, використання книги ОРО, зареєстрованої на РРО, передбачає:
наявність книги ОРО на місці проведення розрахунків, де встановлено РРО;
підклеювання фіскальних звітних чеків до відповідних сторінок книги ОРО;
щоденне виконання записів (у разі здійснення розрахункових операцій) про рух готівки та суми розрахунків, при цьому дані за сумами, отриманими від покупців (клієнтів), та дані за сумами, виданими покупцям (клієнтам), записуються окремо;
у разі виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії - здійснення записів за обліком розрахункових квитанцій;
ведення обліку ремонтів, робіт з технічного обслуговування, а також перевірок конструкції та програмного забезпечення РРО у відповідному розділі книги ОРО.
Відповідно п. 8 розділу 4 Порядку №547, у разі роздрукування на РРО протягом робочого дня декількох фіскальних звітних чеків усі вони вклеюються у відповідну книгу ОРО, записи в розділі 2 книги ОРО робляться за кожним фіскальним звітним чеком окремо. Якщо фіскальний звітний чек містить дані про операції службового внесення та службової видачі коштів, графи 3, 4 розділу 2 книги ОРО можна не заповнювати.
За бажанням суб'єкта господарювання у графах 5 - 10 розділу 2 книги ОРО, зареєстрованої на РРО, можна створювати додаткові графи для зазначення сум розрахунків, суми податку на додану вартість, суми акцизного податку або іншого податку (збору) та виданих при поверненні товару коштів, які отримані (видані) з використанням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо. Крім того, у цьому розділі книги ОРО на РРО або в книзі ОРО на господарську одиницю можна виконувати додаткові записи, що підсумовують дані за розрахунками за день чи за місяць.
Наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 №13 «Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів, Порядку подання звітності, пов'язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), форми №ЗВР-1 Звіту про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок)» зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11.02.2016 за №220/28350 (далі - наказ №13), затверджено, зокрема, Положення про форму та зміст розрахункових документів (далі - Положення №13).
Згідно з абзацом тринадцятим п. 2 розділу II Положення №13, для суб'єктів господарювання роздрібної торгівлі, що здійснюють реалізацію підакцизних товарів та зареєстровані платниками акцизного податку (суб'єктів господарювання, що зареєстровані платниками іншого податку, крім ПДВ), касовий чек, надрукований реєстратором розрахункових операцій, повинен містити окремим рядком розмір ставки такого податку, загальну суму такого податку за всіма зазначеними в чеку товарами (послугами), на початку рядка друкуються назва такого податку. У реквізиті «Акцизний податок» його назва наводиться згідно з Податковим кодексом України. За потреби дозволяється використовувати скорочення (форму касового чека наведено у додатку 1 до Положення №13).
Відповідно п. 5 Приамбули до Положення №13, вимоги до форми і змісту фіскальних касових чеків у частині відображення інших податків, крім податку на додану вартість, не поширюються на розрахункові документи, що друкуються реєстраторами розрахункових операцій, версії внутрішнього програмного забезпечення яких включені до Державного реєстру електронних контрольно-касових апаратів та комп'ютерних систем, до дня набрання чинності цим наказом.
Згідно п. 3 Приамбули до Наказу №547, вимоги щодо відображення акцизного податку (або іншого податку) у книгах обліку розрахункових операцій не поширюються на записи, що формуються на підставі розрахункових документів, визначених у пункті 5 Положення №13.