Правові засади застосування реєстраторів розрахункових операцій суб’єктами господарювання в сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, які здійснюють розрахункові операції у готівковій та/або безготівковій формі визначено Законом України від 6 липня 1995 року №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (із змінами та доповненнями) (далі-Закон №265).
Абзацем першим преамбули Закону №265 визначено, що його дія поширюється на усіх суб'єктів господарювання, їх господарські одиниці та представників (уповноважених осіб) суб'єктів господарювання, які здійснюють розрахункові операції у готівковій та/або безготівковій формі. Встановлення норм щодо незастосування реєстраторів розрахункових операцій у інших законах, крім Податкового кодексу України, не допускається.
Відповідно ст. 2 Закону №265, розрахункова операція - приймання від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів (послуг), видача готівкових коштів за повернутий покупцем товар (ненадану послугу), а у разі застосування банківської платіжної картки - оформлення відповідного розрахункового документа щодо оплати в безготівковій формі товару (послуги) банком покупця або, у разі повернення товару (відмови від послуги), оформлення розрахункових документів щодо перерахування коштів у банк покупця.
Розрахунковий документ - документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених цим Законом, і зареєстрованим у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну.
Згідно п. 1, 2 ст. 3 Закону №265, суб'єкти господарювання, які здійснють розрахунки у готівковій та/або безготівковій формі, повинні проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи реєстратори розрахункових операцій з роздрукуванням відповідних розрахункових документів та видачею особі, яка отримує або повертає товар, отримує послугу або відмовляється від неї в обов’язковому порядку розрахунковий документ встановленої форми на повну суму проведеної операції.
Таким чином, розрахункові операції з приймання від покупця платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів (послуг), видача готівкових коштів за повернутий покупцем товар (ненадану послугу), а у разі застосування банківської платіжної картки, в тому числі за допомогою банківського рахунку 2605 - оформлення відповідного розрахункового документа щодо оплати в безготівковій формі товару (послуги) банком покупця або оформлення розрахункових документів щодо перерахування коштів у банк покупця повинні проводитись через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи реєстратори розрахункових операцій з роздрукуванням та видачею відповідних розрахункових документів.