Відповідно до вимог ст.19 Конституції України органи державної влади, їх посадові особи зобов’язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Податковий кодекс України від 02.12.10 №2755-VI (із змінами та доповненнями, далі – ПКУ) регулює відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, зокрема, визначає вичерпний перелік податків та зборів, що справляються в Україні, та порядок їх адміністрування, платників одатків та зборів, їх права та обов'язки, компетенцію контролюючих органів, повноваження і обов'язки їх посадових осіб під час здійснення податкового контролю, а також відповідальність за порушення податкового законодавства.
Цим Кодексом чітко визначаються повноваження і функції контролюючих органів (п.41.3 ст.41 ПКУ).
Відповідно до п.52.5 ст.52 ПКУ контролюючі органи мають право надавати консультації виключно з тих питань, що належать до їх повноважень.
Підпунктом 14.1.226 пункту 14.1 статті 14 ПКУ визначено, що самозайнята особа – це платник податку, який є фізичною особою – підприємцем або провадить незалежну професійну діяльність за умови, що така особа не є працівником у межах такої підприємницької чи незалежної професійної діяльності.
Оподаткування доходів фізичних осіб, які провадять незалежну професійну діяльність здійснюється відповідно до положень статті 178 Розділу IV „Податок на доходи фізичних осіб” ПКУ.
Пунктом 178.2 статті 178 ПКУ передбачено, що доходи громадян, отримані протягом календарного року від провадження незалежної професійної діяльності, оподатковуються за ставками, визначеними в пункті 167.1 статті 167 цього Кодексу.
Згідно з п. 178.6 ст. 178 ПКУ фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, зобов’язані вести облік доходів і витрат від такої діяльності.
При визначенні сукупного чистого доходу приватного нотаріуса враховуються витрати наведені в Узагальнюючій податковій консультації щодо деяких питань оподаткування фізичних осіб, які провадять незалежну професійну діяльність (приватних нотаріусів, адвокатів), затвердженій наказом ДПС України від 24.12.2012 № 1185 та в Узагальнюючій податковій консультації щодо витрат приватного нотаріуса, затвердженій наказом Міндоходів України від 30.12.2013 № 884.
До витрат приватного нотаріуса можуть бути віднесені, зокрема:
• оренда робочого місця нотаріуса, у тому числі його поточний ремонт, обладнання пандусу для під’їзду інвалідів;
• страхування цивільно-правової відповідальності приватного нотаріуса;
• технічне забезпечення діяльності робочого місця нотаріуса та його обслуговування:
а) охоронна та пожежна сигналізація;
б) металеві двері або металеві ролети;
в) металеві грати, захисні ролети та броньована ударостійка плівка на вікнах;
г) металеві шафи;
д) вогнестійкий сейф;
е) інформаційна вивіска;
є) обслуговування технічного обладнання (комп’ютери, у тому числі їх програмне забезпечення, принтери, сканер, ксерокс, факс, телефон тощо);
ж) підключення та користування мережею Інтернет без обмеження кількості провайдерів, включаючи мобільний Інтернет;
з) телекомунікаційні послуги;
и) меблі; програмне забезпечення, користування електронною базою законодавства;
• встановлення, обслуговування та користування державними та єдиними реєстрами;
• виготовлення печатки, штампів з текстами посвідчувальних написів;
• витрати на придбання спеціальних бланків нотаріальних документів та ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, книг, журналів реєстрації (обліку), передбачених номенклатурою;
• витрати на придбання канцелярського приладдя (картонажі, архівні папки, твердий картон, канцелярський папір, технічні засоби для прошивання документів тощо);
• витрати на забезпечення збереження документів нотаріального діловодства;
• проходження підвищення кваліфікації, участь у короткотермінових семінарах, міжнародних семінарах, симпозіумах, науково-практичних конференціях; удосконалення професійної майстерності; навчання в школі молодого нотаріуса; придбання та передплата юридичної літератури (книг, журналів, дисків, програм тощо);
• оплата праці та обов’язкові нарахування на фонд оплати праці помічників, секретарів, стажистів (найманих працівників);
• сплата внесків до Пенсійного фонду України, у тому числі на користь найманих працівників, та фондів загальнообов’язкового державного соціального страхування;
• відкриття рахунків у банках та їх розрахунково-касове обслуговування (депозитні рахунки);
• витрати на поштові та кур’єрські послуги, необхідні для ведення нотаріальної діяльності;
• комунальні витрати (електро-, газо-, тепло-, водопостачання) на утримання робочого місця приватного нотаріуса, у разі якщо це нежитлове приміщення є власністю приватного нотаріуса;
• сплату щомісячних членських внесків нотаріусами на забезпечення нотаріального самоврядування, відповідно до статті 16 Закону України від 02 вересня 1993 року № 3425 «Про нотаріат» зі змінами та доповненнями.
У пункті 178.3 ст. 178 ПКУ визначено, що оподатковуваним доходом таких осіб вважається сукупний чистий дохід, тобто різниця між доходом і документально підтвердженими витратами, необхідними для провадження певного виду незалежної професійної діяльності.
Однією з обов’язкових умов для відображення доходів та витрат у податковому обліку є їх документальне підтвердження, про що йдеться не тільки в п. 178.3 ст. 178 ПКУ, але й у главі 1 «Загальні положення» ПКУ, зокрема в ст. 44:
Стаття 44. Вимоги до підтвердження даних, визначених у податковій звітності
44.1. Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту».
Визначення первинного документа та облікового регістру наводиться в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88:
Облікові регістри — це носії спеціального формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.
Первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції.
Визначення «первинного документа» також міститься в ст. 1 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі — Закон № 996), де зазначено, що первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.
Згідно зі ст. 9 Закону № 996 первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення.
Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має містити обов’язкові реквізити. Термін «реквізити» походить від лат. requisitum, що означає «потрібне, необхідне». Обов’язкові реквізити первинних документів визначені у п. 2 ст. 9 Закону № 996, відповідно до якого первинні документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов’язкові реквізити:
назву документа (форми);
дату і місце складання;
назву підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Якщо у первинному документі немає будь-якого обов’язкового реквізиту, такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку. Такі документи, як правило, є причиною ретельного вивчення органами перевірки і контролю та накладення штрафних санкцій.
Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені також додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства чи особи; номер документа; підстава для здійснення операції; дані про документ, що засвідчує особу; інші додаткові реквізити.
До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:
первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, — безпосередньо після її закінчення;
документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов’язкові реквізити типових або спеціалізованих форм;
записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;
вільні рядки в первинних документах прокреслюють;
у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої літери;
керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи на здійснення господарських операцій, пов’язаних із відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло таких осіб, як правило, обмежене;
забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам.
Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Державним комітетом статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.
Нотаріус зобов’язаний зберігати первинні документи в наряді 01-14 — «Первинні документи і додатки до них», що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, нарядів на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна, матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо). Строк зберігання наряду 01-14 становить 3 роки. Ця вимога повністю корелюється з вимогами ПКУ, в п. 44.3 ст. 44 якого зазначено:
44.3. Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у пункті 44.1 цієї статті, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.
У разі ліквідації платника податків документи, визначені у пункті 44.1 цієї статті, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.
За порушення норм ст. 44 ПКУ, тобто за незабезпечення строків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів, передбачено штраф у розмірі 510 грн., якщо таке порушення було виявлено вперше, і 1020 грн. — якщо його виявлено повторно протягом року (п. 121.1 ПКУ).
Проте наявність у справах нотаріуса виключно виписки з банківського рахунку нотаріуса, якою підтверджується оплата якогось товару чи послуги, та відсутність первинного документа, який підтверджує власне постачання цього товару (або надання послуги), навряд чи може бути безспірним підтвердження понесених нотаріусом витрат, з причин, що викладені вище.