Правові засади застосування реєстраторів розрахункових операцій суб’єктами господарювання в сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, які здійснюють розрахункові операції у готівковій та/або безготівковій формі визначено Законом України від 6 липня 1995 року №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (із змінами та доповненнями) (далі-Закон №265).
Згідно ст. 2 Закону №265, розрахункова операція - приймання від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів (послуг), видача готівкових коштів за повернутий покупцем товар (ненадану послугу), а у разі застосування банківської платіжної картки - оформлення відповідного розрахункового документа щодо оплати в безготівковій формі товару (послуги) банком покупця або, у разі повернення товару (відмови від послуги), оформлення розрахункових документів щодо перерахування коштів у банк покупця.
Розрахунковий документ - документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених цим Законом, і зареєстрованим у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну.
Фіскальний режим роботи - режим роботи опломбованого належним чином реєстратора розрахункових операцій, який забезпечує безумовне виконання ним фіскальних функцій.
Фіскальний звітний чек - документ встановленої форми, надрукований реєстратором розрахункових операцій, що містить дані денного звіту, під час друкування якого інформація про обсяг виконаних розрахункових операцій заноситься до фіскальної пам'яті.
Відповідно до вимог ст. 3 Закону №265, суб'єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операцій з приймання готівки для подальшого її переказу, зобов'язані:
- проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи реєстратори розрахункових операцій з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій, або у випадках, передбачених цим Законом, із застосуванням зареєстрованих у встановленому порядку розрахункових книжок;
- видавати особі, яка отримує або повертає товар, отримує послугу або відмовляється від неї, включаючи ті, замовлення або оплата яких здійснюється з використанням мережі Інтернет, в обов’язковому порядку розрахунковий документ встановленої форми на повну суму проведеної операції.
Статтею 9 Закону №265 визначено випадки, у разі яких суб’єкти господарювання мають право не застосовувати реєстратори розрахункових операцій, зокрема, згідно пункту 2 не застосовується РРО при виконанні усіх банківських операцій, крім: операцій з купівлі-продажу іноземної валюти, та операцій комерційних агентів банків з приймання готівки для подальшого її переказу з використанням програмно-технічних комплексів самообслуговування.
Таким чином, операції комерційних агентів банків з приймання готівки для подальшого її переказу повинні проводитись через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи реєстратори розрахункових операцій з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій, або у випадках, передбачених цим Законом, із застосуванням зареєстрованих у встановленому порядку розрахункових книжок;
Пунктом 4 розділу I Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 05.11.2014 року №705 (далі - Положення), визначено, що система електронної торгівлі (комерції) - сукупність правил, процедур і програмно-технічних засобів, використання яких дає змогу користувачу здійснити віддалений доступ до прейскурантів торговців, подати замовлення на поставку та оплату замовлених товарів (послуг).
Розділом VII Положення установлені загальні правила документообігу за операціями з використанням електронних платіжних засобів.
Документи за операціями з використанням електронних платіжних засобів та інші документи, що застосовуються в платіжних системах для платіжних операцій з використанням електронних платіжних засобів, можуть бути в паперовій та/або електронній формі. Вимоги до засобів формування документів за операціями із застосуванням електронних платіжних засобів і їх оброблення визначаються платіжною системою з урахуванням вимог, установлених нормативно-правовими актами Національного банку України.
Враховуючи викладене, при здійсненні розрахунків за товари (послуги) суб'єкти господарювання зобов'язані відповідно до Закону застосовувати РРО, у тому числі у разі здійснення безготівкових розрахунків із використанням мережі Інтернет. При цьому розрахункові документи при продажу товарів (послуг) через мережу Інтернет видаються у випадку їх безпосереднього надання споживачу.
Якщо в точці видачі інтернет-магазин приймає оплату готівкою, або платіжною картою через POS-термінал, видача фіскального чека обов'язкова. Інтернет-магазин може встановити касовий апарат або фіскальний реєстратор, залежно від масштабів точки і типу автоматизації продажів.
Також, з 01.01.2015 року суб’єкти господарювання, які використовують ПТКС (програмно-технічні комплекси самообслуговування) при розрахунках за реалізовані товари (надані послуги) повинні видавати покупцеві розрахунковий документ встановленої форми.
У випадку доставки покупок кур'єром магазину та прийманням ним оплату готівкою, кур'єру потрібно мати з собою портативний касовий апарат або мобільний фіскальний реєстратор.
При створенні інтернет-магазином рахунку та сплату покупцем коштів у відділенні банку використання РРО не потрібно. Банківські операції не підлягають оформленню через РРО, а підтвердженням гарантійних зобов'язань магазину перед покупцем будуть квитанція банку та документи, видані при доставці покупки (квитанція, чек (нефіскальний), акт, накладна).
Водночас, якщо не визначено місце розрахунків, проведених на підставі рахунку у безготівковій формі за допомогою платіжних карт Visa і MasterCard при наданні інформаційно-консультаційних послуг, отриманні комп'ютерних та інших програм за допомогою мережі Інтернет, РРО не використовується.